Ik ben nog nooit op kantoor geweest

Onboarden op afstand

•••

QISS’er Tim is in oktober gestart met het IT traineeship en werkt sinds drie weken bij een van onze opdrachtgevers. Hij is alleen nog nooit op kantoor geweest. Steeds meer young professionals bevinden zich in deze positie: je maakt een start met je carrière, maar hebt nog nooit een vrijdagmiddagborrel meegemaakt.

Wij spraken met Tim. Hoe vergaat het onboarden terwijl je thuiswerkt? Hoe bouw je een band op met collega's en hoe behoud je je werkritme?

VOORSTELLEN MET EEN WEBCAM

Nadat ik de trainingsweek bij QISS IT had doorlopen, mocht ik beginnen bij mijn eerste werkplek. Laptop, scherm, muis en toetsenbord heb ik opgehaald bij On Site Support. Thuis heb ik een aparte ruimte ingericht als werkplek en op mijn eerste dag mocht ik deelnemen aan mijn eerste meeting. Het was de eerste ontmoeting met het team, ik mocht mijzelf voorstellen en zag zwaaiende personen in mijn scherm. In andere tijden had ik nu een rondleiding door het pand gehad en een praatje gemaakt in de koffiecorner. Dat besef is wel gek.

De eerste periode was mijn voorgangster nog aanwezig om mij wegwijs te maken in de online werkomgeving en werd ik klaargestoomd voor de lijn. Dat is servicedeskjargon en houdt in dat je gebruikers telefonisch te woord kan staan. Nu drie weken later werk ik volledig zelfstandig, met de wetenschap dat ik collega’s aan hun mouw kan trekken.

DIGITALE WERKVLOER

Gelukkig hebben wij een digitale werkvloer, een chatroom waarin iedereen actief in is. Zo delen we memes, wordt er gesproken over de presidentsverkiezingen in de Verenigde Staten en komt er soms een foto van een kat op een toetsenbord voorbij. Uiteraard hebben we het ook over werkgerelateerde zaken en kan ik daar mijn vragen kwijt. De senior binnen het team is mijn begeleider en er is elke maandag, woensdag en vrijdag een teamoverleg waar ook de manager altijd aan deelneemt. Voor de structuur en de onderlinge samenwerking is dat heel erg prettig.

Aangezien we als team opereren, zijn communicatie en heldere afspraken van belang. Dat helpt ook bij het behouden van een routine. Je moet je pauze nemen wanneer die je is toegewezen, anders valt de planning uit elkaar en zijn er niet voldoende medewerkers om gebruikers verder te helpen. Doordat wij beeldbellen is het van belang dat we er representatief uitzien, het zorgt er ook voor dat je het onderscheid tussen werk en thuis kan maken. Ik spuit ’s ochtends zelfs een luchtje op; alsof ik gewoon naar kantoor zou gaan.

MANAGER IN CLOWNSPAK

Ondanks dat ik mijn collega’s nog nooit in de levende lijve heb ontmoet, heb ik een goed gevoel bij het team en de onderneming. Zo wordt er ook veel moeite gedaan om de fun-factor te behouden. Zo verscheen de manager in clownspak tijdens een werkoverleg. Een andere collega had het nieuwsoverzicht ingericht als journaal en presenteerde als een heuse verslaggever de feiten van die week. Er worden continu nieuwe manieren bedacht om elkaar aan het lachen te maken. Dat ludieke randje maakt de sfeer goed, waardoor ik mij ook onderdeel voel van het team.

Uiteraard hoop ik dat we snel elkaar kunnen ontmoeten op kantoor, maar ik respecteer het ook dat er wordt gekozen voor deze werkwijze. Het is tenslotte voor onze eigen gezondheid en die van onze families. Ik hoorde dat de koffie op kantoor erg goed was, dus daar kijk ik ontzettend naar uit. Dan maak ik eindelijk eens dat praatje bij het koffiezetapparaat mee! Ook ben ik natuurlijk erg benieuwd of de manager in clownspak eens op kantoor zal zien rondlopen…

TIMS TIPS & TRICKS

De tips rondom het inrichten van een werkplek, tijdig pauze nemen en ’s ochtends aankleden kennen we inmiddels wel. Tim heeft nog wel wat tips rondom het onboarden op afstand:
  • Laat van je horen: het is natuurlijk spannend, maar wees niet te afwachtend. Geef je nieuwe collega’s de kans om jou te leren kennen;
  • Blijf vragen stellen: je bent nieuw, dus het is echt niet gek dat je 101 vragen hebt;
  • Houd contact: wees assertief in het contact, laat niet alle contactmomenten van je begeleider/manager afhangen;
  • Wees open en eerlijk: het is een nieuwe situatie voor iedereen. Geef aan wat jij nodig hebt en wat voor jou werkt, daar leren anderen alleen maar van;
  • Zorg voor een contactpersoon/buddy: misschien heb je het gevoel dat je anderen tot last bent door continu vragen te stellen. Een vast contactpersoon die weet dat jij op weg geholpen moet worden kan hierbij helpen. Je behoudt de efficiëntie in het team (niet iedereen bemoeit zich met jouw vraag) en jij weet altijd waar je je kan melden.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging voor 2021? Dan weet je nu dat je je over het onboarden geen zorgen hoeft te maken. Neem eens een kijkje bij onze vacatures!

Cilla van der Wiele
Cilla van der Wiele Talentmanager regio Amsterdam/Utrecht